Privacy

gegevensbescherming en privacybijsluiter

AVG proof

Verwerking van persoonlijke gegevens gebeurt overeenkomstig de voorwaarden en eisen als gesteld door Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) welke is ingegaan op 25 mei 2018.

Persoonsgegevens, schoolgegevens en alle andere gegevens worden uitsluitend aangewend voor het correct laten functioneren van de online dienst, te weten de registratie en administratie van de Tussenschoolse Opvang en worden derhalve nimmer doorgegeven aan derden. Er worden zo min mogelijk persoonsgegevens bewaard; zij worden bovendien zo kort mogelijk bewaard en ouders kunnen zichzelf en hun kinderen direct verwijderen.

Privacybijsluiter

Op advies van de PO-Raad en de Vereniging Digitale Onderwijs Dienstverleners in het Convenant Privacy, heeft TSO-ASSISTENT een zogeheten privacy-bijsluiter gemaakt waarin je alle maatregelen terugvindt die genomen zijn om de privacy van de gebruikers en de integriteit van het systeem te waarborgen. Scholen en Kinderopvangorganisaties vinden deze terug in de Afnemersvoorwaarden (het Supplement Gegevensbewerking). Ouders vinden een verkorte versie terug in de Gebruikersvoorwaarden (het Privacy Supplement ).

Versleuteling en datalekkage

Alle persoonsgegevens worden versleuteld. Deze versleuteling zorgt er voor dat bij onverhoopte datalekkage de gelekte informatie onleesbaar en onbruikbaar is waardoor de lekkage geen nadelige gevolgen heeft voor de privacy van de betrokken personen. Voor de school betekent dit dat zij een dergelijke lekkage in de meeste gevallen niet hoeft te melden aan de ouders (wel aan de Autoriteit Persoonsgegevens).

Zie dit artikel in het Overblijf Magazine: Datalekkage en TSO

Toegang tot de gegevens

De gegevens die TSO-ASSISTENT bewaart op haar server zijn de gegevens die door ouders/verzorgers zelf worden ingevoerd (persoonlijke gegevens van henzelf en hun kinderen). Ouders kunnen deze gegevens ook direct weer verwijderen. Tevens worden de aan de ouders/verzorgers verbonden financiële administratie bewaard.

De bewaarde gegevens staan uitsluitend ter beschikking van de betreffende ouder/verzorger zelf, de tso-coördinator en de dienstdoende overblijfmedewerkers en alleen voor zover deze gegevens relevant zijn. Er worden geen gegevens bewaard die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de TSO. Een tso-medewerker heeft geen inzage in de financiele gegevens.

Notities in het tso-logboek kunnen uitsluitend worden gelezen door de tso-coördinator en door de overblijfmedewerker die de notitie geschreven heeft. Ouders/verzorgers kunnen het logboek inzien op aanvraag.

Zie dit artikel in het Overblijf Magazine: De gevolgen van Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor de TSO.

Uitschrijving van ouder/verzorgers en kinderen

Indien een ouder/verzorger zijn/haar kinderen, en daarmee zichzelf, uit het systeem verwijdert zullen de persoonsgegevens van ouder en kind niet langer zichtbaar zijn. Dit is ook het geval als de school kinderen verwijdert omdat deze de school hebben verlaten. Alleen de declaraties aan ouders/verzorgers blijven opvraagbaar; dit is verplichtgesteld door de belastingdienst.

Hetzelfde geldt ook voor de gegevens van de tso-medewerkers en de specificaties van de betaalde onkostenvergoedingen.

Archivering

TSO-ASSISTENT maakt regelmatig backups teneinde de continuïteit van haar dienst te waarborgen. Daarnaast kan de coördinator de uitgestuurde declaraties van de maand exporteren in pdf-formaat en deze archiveren buiten het systeem. Ook alle betaalde vergoedingsspecificaties van de maand kunnen geëxporteerd worden. Eveneens kunnen ouder-, kind en medewerkergegevens in spreadsheet-formaat geëxporteerd worden ter archivering of voor de overdracht naar een ander systeem.

N.B. Na export buiten het systeem is de school verantwoordelijk voor het beschermen van de persoonsgegevens conform de AVG.